Como Identificar Falhas nos Processos?

Acabe com Erros

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Um ambiente de trabalho excelente é aquele onde o fluxo de informações e atividades ocorrem de forma plena, sem barreiras ou atrasos. Você sente que as coisas estão andando bem, todos estão concentrados oferecendo o melhor de si e o setor está tranquilo sem stress.

Entregas, Processos e Pessoas

Isso porque, nesse momento, as relações entre Entregas, Processos e Pessoas estão funcionando bem. Todos sabem o que deve ser produzido, como fazer e quem está responsável por cada etapa.

Tudo em perfeita sincronia. Mas fala sério, quantas vezes isso já ocorreu por aí?

Não existe trabalho sem falhas nos processos, mas também isso não significa que devemos nos contentar com eles. Pelo contrário, é responsabilidade do gestor encontrar e solucionar erros.

Mas como fazer isso?

#1 Identifique os Erros

Comece pelos erros: o que de ruim ocorre no seu setor? Quais pontos impactam seu ambiente de atuação? Onde estão as falhas nos processos?

Em outro post, mostramos uma visão geral da estruturação do trabalho com a listagem das entregas, dos processos e das pessoas. Confira clicando aqui.

Entregas, Processos, PessoasEntão, com base nesse mapa, reúna um grupo de colaboradores e conversem sobre os erros que estão relacionados às ENTREGAS. Listem tudo aquilo que os clientes, internos ou externos, reclamam sobre o que vocês oferecem.

Depois, faça a lista dos problemas nos PROCESSOS. Qual é a etapa do trabalho possui os maiores erros? Onde a coisa fica emperrada e prejudica tudo?

Então, de forma bem sábia e sincera, listem os erros relacionados às PESSOAS. O que o Fulano faz hoje que poderia ser melhor?

O objetivo é listar e priorizar os erros mais frequentes e de maior impacto no resultado. Nesse vídeo, comentamos sobre como encontrar os problemas na empresa: confira aqui.

É mesma lógica, mas agora aplicada ao processo de trabalho, percebe?

#2 Encontre as Causas

Depois de identificados e mapeados os erros, o questionamento deve ser: por que eles acontecem? Quais as causas para essas falhas nos processos?

Importante entender os motivos que levam aos problemas para não atacarmos apenas os impactos negativos, mas agirmos diretamente nas causas para evitar novas dores de cabeça.

JoãoEntão, por exemplo, João não consegue elaborar o relatório de vendas semanal com qualidade e no tempo necessário. Mas por que João não é capaz de realizar essa atividade?

De início já poderíamos pensar que ele não plenamente está capacitado, mas pode ter algo mais, talvez ele não consiga extrair as informações do sistema para a planilha do relatório.

Ou então, os vendedores atrasam o preenchimento dos dados das negociações; Ou até, João é o único responsável por essa e mais outras 10 atividades, vive sobrecarregado.

Veja quantas causas: capacitação, sistemas, atrasos de outros setores e falta de pessoal.

Se não fizer uma análise consistente, o chefe de João pode ficar enviando ele para treinamentos a vida inteira até manda-lo embora por incompetência. Assim, perdem o setor, a empresa e o coitado do João.

#3 Defina Ações para Solução

Por fim, com as causas encontradas, é hora de definir o que fazer para combater os erros, certo? Há dois tipos de ações: IMEDIATAS e ESTRUTURAIS.

Temos que rapidamente dar uma resposta ao problema: Se João não consegue elaborar o relatório a tempo, alguém pode ser direcionado naquele dia para ajuda-lo nessa tarefa. Todos correm para dar conta do recado.

Esse tipo de ação é importante pois precisamos garantir as entregas, mas, na verdade, só estamos atacando os sintomas, percebe?

Por isso, as ações estruturais são fundamentais para resolver uma vez por todas as causas dos erros.

Essa semana alguém ajuda o João, mas na próxima semana será cobrado o preenchimento correto dos dados pelos vendedores; a equipe de TI deve apresentar uma solução para a exportação das informações e o RH será acionado para iniciar a contratação de um outro analista. E claro, esse novo analista e o João serão treinados para garantir a execução correta da tarefa.

Não é interessante? Encontramos os erros, mapeamos onde e porque ocorrem e definimos ações imediatas e solucionadoras.

Se você tiver disciplina e dedicação para executar essas etapas, o seu ambiente de trabalho vai se organizando; os erros diminuindo e a produtividade só aumentando.

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Reury Fidelis

Reury Fidelis

Desde 2003 formando líderes e gerentes em profissionais capazes de alcançar os melhores resultados. Por meio de cursos e mentorias transformamos os desafios empresariais, muitas vezes confusos, em um plano de trabalho claro e direcionado. Para que no fim você saiba exatamente o que precisa fazer.

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